Übersetzer jonglieren mit Worten. Durchforsten akribisch alle verfügbaren Quellen, bis die Formulierung exakt stimmt. Spielen mit Sprache, bis alles richtig passt. Dazu brauchen wir ein kreatives Gleichgewicht zwischen Ruhe und Anregung, Muße und konzentrierter Arbeit.

Was ich während des eigentlichen Übersetzungsprozesses gar nicht gebrauchen kann, sind Ablenkungen wie die Tagespost oder interessante Informationen, die bei Gelegenheit bearbeitet werden müssten. Was also nicht sofort abgeheftet werden kann (immer das Beste!), landet in einer Sichthülle auf dem Stapel. Und der liegt nicht auf dem Arbeitsplatz – dahin gehören ausschließlich die Unterlagen zum aktuell bearbeiteten Projekt -, sondern auf einem separaten Schreibtisch.

Ordnung im Büro

Um organisatorisch die Übersicht zu behalten, lege ich regelmäßig „Stapeltage“ ein – denn so hoch wie auf dem nachfolgenden Bild sollte der Stapel natürlich nicht aussehen.

Am Stapeltag wird ein Vorgang nach dem anderen systematisch abgearbeitet und danach sofort korrekt abgelegt. Keine Hülle darf zurück auf den Stapel! Deshalb sollten für solche Tage die wichtigsten Ordner, aber auch der Schredder (für vertrauliche Dokumente) und die Altpapierkiste (für Harmloses) griffbereit stehen.

„Keine Hülle darf zurück auf den Stapel!“

Entstapeln

Seit meinem ersten Job als Exportsachbearbeiterin weiß ich Hängemappen zu schätzen. Also kaufe ich einen Rollwagen für die am häufigsten benutzten Ordner samt Hängemappen, in denen man die aktuellen Vorgänge perfekt im Blick behält. Die Hängemappen sollen eigentlich den Stapel ersetzen: Jeder Vorgang bekommt eine eigene Mappe, erhält einen Reiter mit Betreffschildchen, und das Wichtigste hängt vorne.

Mit der Zeit hat sich das Hängemappensystem bei mir zur Zwischenablage entwickelt, wo Vorgänge griffbereit liegen, die ich im Blick behalten möchte, ohne dass aktuell daran etwas zu tun ist – alle Unterlagen für die nächste fertig gebuchte Fortbildung, Projektideen („wenn ich mal viel Zeit habe“), Auftragsformulare, in die ich schon beim Telefonieren alles Nötige eintragen kann, und so weiter.

Ein klassischer Stapel hat auf mich persönlich einen deutlich höheren Aufforderungscharakter, und es macht mich höchst zufrieden, wenn sich beim Abarbeiten eine Hülle nach der anderen leert.

Und warum freitags?

Um zur Überschrift dieses Beitrags zurückzukehren: Freitage sind wunderbare Tage, um den Stapel abzubauen. Man hat schon eine produktive Woche hinter sich und wendet sich nun dem zu, was weniger vordringlich war. Das angenehme Gefühl, jede Menge abgehakt zu haben, trägt zu einem entspannten Wochenende bei – ein netter Nebeneffekt für die gern zitierte Work-Life-Balance.

Wenn meine Geschäftspartner sich also fragen, warum Rechnungen, Verträge, Zahlungseingänge oder sonstige Rückmeldungen bevorzugt am Montag auf ihrem Schreibtisch landen, dann konnte ich mal wieder einen gezielten Aufräumtag einschieben und habe den Kopf frei für die neue Woche. In der ich mit Elan und Akribie nach gelungenen Formulierungen suchen kann!

War dieser Beitrag hilfreich? Habt ihr eigene Organisationstipps für kreative Freiberufler im Heimbüro? Ich freue mich über Rückmeldungen.